In linea di principio, gli imprenditori sono obbligati ad emettere fatture per le forniture che fanno o altri servizi che forniscono.
La legge sull’IVA stabilisce quali informazioni deve contenere una fattura. Se le informazioni non sono corrette, all’imprenditore ricevente viene negato il diritto al rimborso dell’IVA.
In linea di principio, il nome completo e l’indirizzo del commerciante che fornisce e il destinatario del servizio devono essere indicati. L’indicazione della casella postale o dell’indirizzo del cliente principale è anche sufficiente in singoli casi.
Inoltre, l’imprenditore cedente deve indicare sulla fattura il suo codice fiscale o, facoltativamente, il numero di identificazione IVA. Un numero di fattura consecutivo è anche un prerequisito. Di conseguenza, ogni fattura esiste solo una volta e la fatturazione successiva o il fatto che le fatture non siano dichiarate è immediatamente evidente. Il numero consecutivo della fattura può consistere in uno o più numeri, così come in una serie di lettere o in una loro combinazione. Gli intervalli di numeri possono anche essere definiti per aree temporalmente, geograficamente o organizzativamente delimitate, ad esempio per periodi di tempo (mesi, settimane, giorni), diverse filiali, siti operativi, ecc.
Inoltre, deve essere specificato il tempo di consegna o altro servizio. Questo è richiesto anche per i pagamenti anticipati, a condizione che il momento del ricevimento del corrispettivo sia fisso e non coincida con la data della fattura.
La remunerazione deve essere ripartita separatamente secondo le aliquote e gli importi fiscali o le eventuali esenzioni fiscali individuali. Qualsiasi riduzione della remunerazione concordata in anticipo, vale a dire ribassi o sconti, deve essere indicata, a meno che la riduzione non sia già presa in considerazione nella remunerazione.
Fatture per acconti e fatture finali
Non è necessario indicare il tempo di consegna/servizio se il tempo di consegna o servizio non è fisso, per esempio nel caso di una fattura per pagamenti anticipati o acconti.
Tuttavia, deve essere evidente dalla fattura che si sta fatturando un servizio non ancora reso.
L’IVA deve essere indicata anche sulle fatture di acconto in modo che il destinatario possa richiedere l’imposta a credito. Nella fattura finale, l’acconto ricevuto durante l’esecuzione del servizio e gli importi fiscali dovuti su di esso devono poi essere dedotti.
Una selezione di casi speciali
Liquidazione tramite nota di credito
Una nota di credito è una “fattura” emessa dal destinatario del servizio (per esempio, un cliente). La parola “nota di credito” deve apparire sulla fattura. Affinché questo non sia confuso con rimborsi, cancellazioni o sconti, si dovrebbe usare una denominazione diversa da “nota di credito”. Gli importi esentasse possono anche essere regolati nel quadro di una nota di credito. Nel caso di una nota di credito deve essere indicato anche il codice fiscale o il numero di identificazione IVA dell’operatore che fornisce il prodotto e non quello dell’operatore che emette la nota di credito.
Forniture intracomunitarie
Nel caso di cessioni intracomunitarie, oltre al numero di identificazione IVA del fornitore, deve essere indicato anche il numero di identificazione IVA del destinatario della cessione. Si deve fare riferimento al trasferimento della responsabilità fiscale.
Fatturazione per lavori di costruzione
Per i servizi di costruzione, si applica la tariffa inversa. Ciò significa che il destinatario del servizio diventa il debitore dell’IVA. Questo è il caso se il destinatario del servizio è egli stesso un imprenditore e fornisce o ha fornito servizi di costruzione su base continuativa.
Se il destinatario del servizio presenta un certificato di esenzione valido, ciò indica che il servizio fornitogli è utilizzato per un servizio di costruzione e che si applica il reverse charge. Un’inversione contabile è anche da assumere se il destinatario del servizio presenta il cosiddetto certificato “USt 1 TG”, dal quale risulta l’attività sostenibile nell’area dei servizi di costruzione dell’imprenditore.
Se la responsabilità dell’imposta è trasferita al destinatario del servizio, l’imprenditore che fornisce il servizio può fatturare solo l’importo netto senza IVA. L’annotazione “debito d’imposta del destinatario del servizio” deve essere visibile sulla fattura. Devono essere osservate regole speciali per la registrazione di tale fatturato nella dichiarazione IVA anticipata e nella dichiarazione annuale.
Fatture di piccolo valore
Secondo la legge sull’IVA, le fatture di piccolo valore sono fatture che non superano un importo totale di 250 euro. Si applicano regole di semplificazione, come il fatto che non è richiesto un numero sequenziale. Tuttavia, il nome e l’indirizzo completo del fornitore, la data di emissione, la quantità e la natura dei beni forniti o la portata e la natura dell’altro servizio e la remunerazione e l’importo dell’imposta da pagare su di essa devono essere indicati in un’unica somma, nonché l’aliquota fiscale applicabile.
Fatturazione elettronica
In linea di principio, le fatture possono essere emesse sia elettronicamente che in forma cartacea. Tuttavia, è necessario che il destinatario accetti la fatturazione elettronica. Questo consenso deve essere esplicito, che è anche dato dal pagamento della fattura. Inoltre, il destinatario della fattura deve essere in grado di archiviare elettronicamente le fatture ricevute elettronicamente.
Stampare un documento elettronico e poi cancellare il documento digitale viola gli obblighi di conservazione. Secondo le autorità fiscali, si tratterebbe semplicemente di una copia della fattura elettronica, che non è lo stesso dell’originale di una fattura cartacea.