¿Qué abarcan las obligaciones contables y de registro?
Básicamente, se distingue entre la obligación contable según el derecho mercantil y la obligación contable según el derecho fiscal.
Todo comerciante en el sentido del HGB (código comercial alemán) que tenga que elaborar un balance comercial está sujeto a la obligación contable del derecho mercantil. Lo mismo ocurre con la legislación fiscal. Además, existen las denominadas obligaciones de registro relacionadas con el sector.
En principio, los comerciantes están obligados a llevar contabilidad si su volumen de negocio supera los 600.000 euros en un año natural o si sus beneficios por operaciones comerciales superan los 60.000 euros en un ejercicio económico.
La contabilidad debe organizarse de manera que un tercero experto pueda obtener una visión general de las transacciones comerciales y de la situación de la empresa en un plazo razonable. Las transacciones comerciales deben ser rastreables desde su ocurrencia. Un tercero experto puede ser un auditor de la empresa. En concreto, esto significa que todas las transacciones comerciales deben ser rastreables tanto a partir de los documentos como de las anotaciones en cuenta.
¿Cuándo se da una contabilidad adecuada?
La contabilidad debe ser completa, correcta, clara y concisa, lo que significa que los asientos deben realizarse sobre la base de un plan de cuentas definido. Los comprobantes deben ser completos y correctos. Esto significa también que deben conservarse de acuerdo con los plazos legales. La valoración de los activos y pasivos debe basarse en el Código de Comercio o en la Ley del Impuesto sobre la Renta alemana.
¿Qué períodos de conservación se aplican a los comprobantes de contabilidad?
Hay que hacer una distinción básica entre un periodo de retención de 6 años y uno de 10 años.
El periodo de conservación de 10 años se aplica, entre otras cosas, a
- Los libros y registros comerciales,
- los inventarios,
- los estados financieros anuales consistentes en el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias,
- los informes de gestión,
- el balance de apertura,
- todos los documentos organizativos y los papeles de trabajo necesarios para comprender la contabilidad,
- todos los comprobantes contables,
- los comprobantes de importancia en el marco de la legislación aduanera,
- todos los demás documentos que tienen importancia para la fiscalidad.
Están sujetos a la obligación de retención de 6 años, entre otros:
Copias de cartas comerciales y de negocios enviadas y recibidas.
El periodo de conservación comienza al final del año natural respectivo en el que se realizaron los cambios o se crearon los nuevos documentos. Si los documentos son necesarios, por ejemplo, a efectos fiscales, y su periodo de evaluación aún no ha expirado, los plazos pueden ampliarse.
Auditoría fiscal y derechos de acceso de las autoridades fiscales alemanas
En principio, en el transcurso de una auditoría fiscal, las autoridades fiscales tienen derecho a obtener del contribuyente de diversas maneras los datos necesarios para llevar a cabo la auditoría fiscal. Sin embargo, los requisitos deben ser proporcionales, es decir, no basta con referirse a los principios de una contabilidad adecuada.
Las autoridades fiscales no deben interferir desproporcionadamente en los derechos del contribuyente durante una auditoría. No basta con que la inspección fiscal solicite datos sobre un soporte de datos sin especificar el lugar y la hora. Además, también debe quedar claro el tiempo que los datos serán almacenados por el auditor fiscal.
Los datos deben ponerse a disposición del inspector fiscal que los solicite en un soporte de datos procesable por máquina para su evaluación. A continuación, las autoridades fiscales utilizan sus propios programas para evaluar los datos.
Todos los datos, ya sean almacenados electrónicamente o en papel, deben ser legibles. Esto puede ser difícil con recibos en papel térmico o de fax.
Los documentos deben conservarse siempre en Alemania y debe ser posible presentarlos a la agencia tributaria en un plazo razonable. Si las cuentas se preparan en el extranjero, en la mayoría de los casos se requiere una solicitud. En casos excepcionales justificados, la Agencia Tributaria puede incluso exigir la devolución de los libros electrónicos y otros documentos relevantes para la contabilidad a Alemania.
Características especiales de los documentos creados y transmitidos electrónicamente
Los documentos electrónicos y los registros de datos, así como otros documentos recibidos por la empresa en formato electrónico, deben conservarse en este formato. Además, deben conservarse sin cambios.
Por ejemplo, una factura recibida por correo electrónico debe guardarse en formato PDF, o escanearse y almacenarse como documento en papel.
Consecuencias de la documentación insuficiente o de la falta de cooperación durante la auditoría fiscal
Si el contribuyente proporciona datos insuficientes, si hay deficiencias formales o materiales en la contabilidad o si el contribuyente se niega a cooperar con la auditoría fiscal, el auditor fiscal puede estimar las bases imponibles, lo que suele conducir a pagos de impuestos elevados.
También es posible imponer multas de 2.500 a 250.000 euros para inducir al contribuyente a cooperar.