Was umfassen die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten?
Grundsätzlich wird zwischen der handelsrechtlichen und der steuerrechtlichen Buchführungspflichtunterschieden. Jeder Kaufmann im Sinne des HGB, der eine Handelsbilanz erstellen muss, unterliegt der handelsrechtlichen Buchführungspflicht. Ebenso verhält es sich im Steuerrecht. Darüber hinaus gibt es sog. branchenbezogene Aufzeichnungspflichten. Grundsätzlich besteht für Kaufleute Buchführungspflicht sofern die Umsätze mehr als 600.000 EUR im Kalenderjahr betragen oder der Gewinn aus Gewerbebetrieb höher als 60.000 EUR im Wirtschaftsjahr ist. Eine Buchführung muss so organisiert sein, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens machen kann. Das bedeutet auch dass die Geschäftsvorfälle seit ihrem Entstehen nachvollziehbar sein müssen. Ein sachverständiger Dritte kann ein Betriebsprüfer sein. Konkret bedeutet dies, dass sich sowohl aufgrund der Dokumente als auch aufgrund der Buchungen sämtliche Geschäftsvorfälle nachvollziehen lassen müssen.
Wann ist eine ordnungsgemäße Buchführung gegeben?
Die Buchführung muss vollständig, richtig, übersichtlich und klar gestaltet sein, was bedeutet, dass die Verbuchungen auf der Basis eines festgelegten Kontenplans erstellt werden müssen. Die Belege sollten vollständig und richtig sein. Dementsprechend müssen sie für die Dauer der gesetzlichen Fristen aufbewahrt werden müssen. Die Bewertung der Aktiva und Passiva muss auf der Grundlage des Handelsgesetzbuchs oder des Einkommensteuergesetzes erfolgen.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für die Buchungsbelege?
Es muss grundsätzlich unterschieden werden zwischen einer 6-jährigen und einer 10-jährigen Aufbewahrungsfrist.
Der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen u.a.:
- Handelsbücher und Aufzeichnungen,
- Inventare,
- Jahresabschluss bestehend aus der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung,
- Lageberichte,
- Eröffnungsbilanz,
- alle zum Verständnis der Buchhaltung notwendigen Organisationsunterlagen und Arbeitspapiere,
- alle Buchungsbelege,
- Belege von zollrechtlicher Relevanz,
- alle weiteren Unterlagen die für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Der 6-jährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen u.a.:
Kopien der abgesandten und empfangenen Handelsbriefe und Geschäftsbriefe.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres, in dem Änderungen oder Neuanlagen der Unterlagen erfolgten. Sofern die Dokumente z.B. für die Steuer notwendig sind und deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist, können sich die Fristen verlängern.
Betriebsprüfung und Zugriffsrechte Finanzverwaltung
Grundsätzlich hat die Finanzverwaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung das Recht, vom Steuerpflichtigen auf verschiedenen Wegen die zur Durchführung der Betriebsprüfung notwendigen Daten zu erlangen. Dabei müssen jedoch die Anforderungen verhältnismäßig sein, das heißt, dass lediglich der Hinweis auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung nicht ausreichend ist.
Die Finanzverwaltung darf nicht unverhältnismäßig in die Rechte des Steuerpflichtigen bei einer Betriebsprüfung eingreifen. Die Aufforderung der Betriebsprüfung, Daten auf einem Datenträger zur Verfügung zu stellen, ohne dies in örtlicher und zeitlicher Hinsicht zu konkretisieren, ist nicht ausreichend. Darüber hinaus muss auch klar sein, wie lange die Daten vom Betriebsprüfer gespeichert werden.
Die Daten müssen dem Betriebsprüfer auf Verlangen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden. Die Finanzverwaltung setzt dann eigene Programme ein, um die Daten auszuwerten.
Sämtliche Daten, egal ob elektronische oder in Papierform aufbewahrte Daten müssen lesbar sein. Dies ist u.U. bei Belegen auf Thermo- oder Faxpapier schwierig.
Die Unterlagen sind grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren und sie müssen dem Finanzamt innerhalb einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können. Sofern die Buchführung im Ausland erstellt wird, ist in den meisten Fällen ein Antrag erforderlich. In begründeten Ausnahmefällen kann das Finanzamt sogar die Rückverlagerung elektronischer Bücher und weiterer buchführungsrelevanter Unterlagen nach Deutschland einfordern.
Besonderheiten bei elektronisch erstellten und übermittelten Belege
Elektronische Dokumente und Datensätze, sowie weitere in elektronischer Form im Unternehmen eingegangenen Unterlagen müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden. Darüber hinaus müssen sie unverändert erhalten bleiben.
Beispielsweise muss eine per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format abgespeichert werden, oder als Papierbeleg gescannt und aufbewahrt werden.
Konsequenzen von unzureichenden Unterlagen oder fehlender Mitwirkungspflicht bei der Betriebsprüfung
Sofern der Steuerpflichtige nur unzureichende Daten liefert, formale oder materielle Mängel bei der Buchführung bestehen oder die Mitwirkungspflicht bei der Betriebsprüfung in anderer Form verweigert, kann der Betriebsprüfer die Besteuerungsgrundlagen schätzen, was normalerweise zu hohen Steuerzahlungen führt.
Zwangsgelder sowie Verzögerungsgelder in Höhe von 2.500 EUR bis 250.000 EUR sind ebenfalls möglich, um den Steuerpflichtigen zur Mitwirkung zu bewegen.