Grundsätzlich sind Unternehmer verpflichtet, über die von ihnen ausgeführten Lieferungen oder sonstige Leistungen Rechnungen auszustellen.
Das Umsatzsteuergesetz schreibt vor, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Sind die Angaben fehlerhaft, so wird dem empfangenden Unternehmer das Recht auf die Erstattung der Umsatzsteuer versagt.
Prinzipiell müssen der vollständige Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers angegeben werden. Die Angabe des Postfachs oder der Großkundenadresse sind in Einzelfällen ebenfalls ausreichend.
Darüber hinaus muss der leistende Unternehmer seine Steuernummer oder wahlweise die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auf der Rechnung anzugeben. Eine fortlaufende Rechnungsnummer ist ebenfalls Voraussetzung. Dementsprechend gibt es jede Rechnung nur einmal und nachträgliche Rechnungsstellung oder die Tatsache, dass Rechnungen nicht erklärt werden, ist sofort ersichtlich. Die fortlaufende Rechnungsnummer kann sowohl aus einer oder mehrere Zahlen als auch aus Buchstabenreihen oder einer Kombination daraus bestehen. Nummernkreise können auch für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten usw. festgelegt werden.
Außerdem muss der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung angeben werden. Dies ist auch bei Vorauszahlungen erforderlich, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum identisch ist.
Das Entgelt muss nach Steuersätzen und -beträgen bzw. eventuellen einzelnen Steuerbefreiungen getrennt aufgeschlüsselt werden. Jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, also Rabatte oder Skonti, muss angegeben werden, sofern die Minderung nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
Rechnungen bei Anzahlungen und Endabrechnungen
Es ist nicht erforderlich, den Lieferungs- /Leistungszeitpunkt auszuweisen, sofern der Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung nicht feststeht, etwa bei einer Rechnung über Vorauszahlungen oder Anzahlungen.
Jedoch muss aus der Rechnung ersichtlich sein, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird.
Auch auf Anzahlungsrechnungen muss die Umsatzsteuer ausgewiesen werden, damit der Empfänger die Vorsteuer geltend machen kann. Bei der Endabrechnung muss dann die während der Leistungserbringung vereinnahmten Anzahlung und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abgezogen werden.
Eine Auswahl an Sonderfällen
Abrechnung per Gutschrift
Eine Gutschrift ist eine „Rechnung“, die vom Leistungsempfänger (z. B. Kunde, Auftraggeber) ausgestellt wird. Dabei muss zwingend das Wort „Gutschrift“ auf der Rechnung stehen. Damit dies nicht mit Rückzahlungen, Stornierungen oder Rabattgewährungen verwechselt wird, sollte dafür unbedingt eine andere Bezeichnung als „Gutschrift“ verwendet werden. Im Rahmen einer Gutschrift können auch steuerfreie Beträge abgerechnet werden. Auch bei einer Gutschrift müssen die Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers und nicht die des die Gutschrift erteilenden Unternehmers ausgewiesen werden.
Innergemeinschaftliche Lieferungen
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen muss zusätzlich zur eigenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (als leistender Unternehmer) auch die des Leistungsempfängers angeben werden. Auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft muss hingewiesen werden.
Rechnungsstellung über Bauleistungen
Bei Bauleistungen ist die Umkehr der Steuerschuldnerschaft anzuwenden. Das bedeutet, dass der Leistungsempfänger zum Schuldner der Umsatzsteuer wird. Die ist dann der Fall, wenn der Leistungsempfänger selbst Unternehmer ist und selbst Bauleistungen nachhaltig erbringt oder erbracht hat.
Sofern der Leistungsempfänger eine gültige Freistellungsbescheinigung vorlegt, ist das ein Hinweis darauf, dass dieser die an ihn erbrachte Leistung seinerseits für eine Bauleistung verwendet und es zur Umkehr der Steuerschuldnerschaft kommt. Eine Umkehr der Steuerschuldnerschaft ist gleichfalls anzunehmen, wenn der Leistungsempfänger die sogenannte Bescheinigung „USt 1 TG“ vorlegt, aus der sich die nachhaltige Tätigkeit im Bereich der Bauleistungen des Unternehmers ergibt.
Sofern sich Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger verlagert, darf der leistende Unternehmer ausschließlich des Nettobetrags ohne Umsatzsteuer in Rechnung stellen. Der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ muss auf der Rechnung ersichtlich sein. Für die Erfassung solcher Umsätze in der Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahreserklärung sind besondere Regularien zu beachten.
Kleinbetragsrechnungen
Im Umsatzsteuerrecht spricht man von Kleinbetragsrechnungen sofern die Rechnungen einen Gesamtbetrag von bis zu 250 EUR nicht überschreiten. Hierfür gelten Vereinfachungsregelungen, wie z. B. die Tatsache, dass eine fortlaufende Nummer nicht erforderlich ist. Jedoch müssen der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder der Umfang und die Art der sonstigen Leistung und das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz angegeben sein.
Elektronische Rechnungsstellung
Grundsätzlich können Rechnungen sowohl elektronisch als auch in Papierform ausgestellt werden. Allerding ist es erforderlich, dass der Empfänger der elektronischen Rechnungsfakturierung zustimmt. Die Zustimmung muss explizit erfolgen, was auch durch die Zahlung der Rechnung gegeben ist. Außerdem muss der Rechnungsempfänger in der Lage sein, die elektronisch empfangenen Rechnungen elektronisch zu archivieren.
Ein Ausdruck eines elektronischen Dokuments und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten. Laut Finanzverwaltung würde es sich dabei lediglich um eine Kopie der elektronischen Rechnung handeln, was nicht mit dem Original einer Papierrechnung gleichzusetzen ist.