Quali sono gli obblighi di contabilità e registrazione?
Fondamentalmente, si fa una distinzione tra l’obbligo contabile secondo il diritto commerciale e l’obbligo contabile secondo il diritto fiscale. Ogni commerciante ai sensi dell’HGB (codice commerciale Tedesco) che deve preparare un bilancio commerciale è soggetto all’obbligo di contabilità secondo il diritto commerciale. Lo stesso vale per il diritto fiscale. Inoltre, ci sono i cosiddetti obblighi di registrazione relativi al settore. In linea di principio, i commercianti sono obbligati a tenere la contabilità se il loro fatturato supera i 600.000 euro in un anno civile o se il loro profitto da operazioni commerciali supera i 60.000 euro in un anno commerciale. La contabilità deve essere organizzata in modo tale che un terzo esperto possa ottenere una visione d’insieme delle transazioni commerciali e della situazione dell’impresa in un periodo di tempo ragionevole. Le transazioni commerciali devono essere rintracciabili dal loro verificarsi. Una terza parte esperta può essere un revisore aziendale. In termini concreti, questo significa che tutte le transazioni commerciali devono essere rintracciabili sia sulla base dei documenti che sulla base delle scritture contabili.
Quando viene data una contabilità corretta?
La contabilità deve essere completa, corretta, chiara e concisa, il che significa che le registrazioni devono essere fatte sulla base di un piano contabile definito. I buoni devono essere completi e corretti. Questo vuol dire anche che devono essere conservati secondo le scadenze legali. La valutazione degli attivi e dei passivi debe essere basata sul codice commerciale o sulla legge sull’imposta sul reddito.
Quali periodi di conservazione si applicano ai giustificativi contabili?
Bisogna fare una distinzione fondamentale tra un periodo di conservazione di 6 anni e uno di 10 anni.
Il periodo di conservazione di 10 anni si aplica, tra le altre cose, a
- Libri e registri commerciali, inventari,
- bilanci annuali composti dal bilancio e dal conto profitti e perdite,
- rapporti di gestione,
- bilancio di apertura,
- tutti i documenti organizzativi e le carte di lavoro necessari per la comprensione della contabilità,
- tutti i buoni di contabilità,
- i buoni di rilevanza per il diritto doganale,
- tutti gli altri documenti che sono significativi per la tassazione.
Sono soggetti all’obbligo di conservazione per 6 anni, tra gli altri:
Copie di lettere commerciali e lettere d’affari inviate e ricevute.
Il periodo di conservazione inizia alla fine del rispettivo anno civile in cui sono state fatte le modifiche o sono stati creati nuovi documenti. Se i documenti sono necessari, ad esempio per scopi fiscali, e il loro periodo di valutazione non è ancora scaduto, i periodi possono essere estesi.
Controllo fiscale e diritti di accesso delle autorità fiscali tedesche
In linea di principio, nel corso di una verifica fiscale, le autorità fiscali hanno il diritto di ottenere dal contribuente in vari modi i dati necessari per condurre la verifica fiscale. Tuttavia, i requisiti devono essere proporzionati, vale a dire che il semplice riferimento ai principi di una contabilità corretta non è sufficiente.
Le autorità fiscali non devono interferire in modo sproporzionato con i diritti del contribuente durante un controllo. Una richiesta del controllo fiscale di fornire dati su un supporto dati senza specificarlo in termini di luogo e tempo non è sufficiente. Inoltre, deve anche essere chiaro per quanto tempo i dati saranno conservati dal revisore fiscale.
I dati devono essere messi a disposizione al revisore fiscale su richiesta su un supporto dati elaborabile a macchina per la valutazione. Le autorità fiscali usano poi i loro programmi per valutare i dati.
Tutti i dati, sia memorizzati elettronicamente sia in forma cartacea, devono essere leggibili. Questo può essere difficile con le ricevute su carta termica o fax.
I documenti devono essere sempre conservati in Germania e deve essere possibile presentarli all’ufficio delle imposte entro un periodo di tempo ragionevole. Se i conti sono preparati all’estero, nella maggior parte dei casi è necessaria una domanda. In casi eccezionali giustificati, l’ufficio delle imposte può anche esigere la restituzione dei libri elettronici e di altri documenti rilevanti per la contabilità in Germania.
Caratteristiche speciali dei documenti creati e trasmessi elettronicamente
I documenti elettronici e le registrazioni di dati, così come altri documenti ricevuti dall’azienda in forma elettronica, devono essere conservati in forma elettronica. Inoltre, devono essere conservati inalterati.
Per esempio, una fattura ricevuta via e-mail deve essere salvata in formato PDF, o scannerizzata e conservata come documento cartaceo.
Conseguenze della documentazione insufficiente o della mancanza di cooperazione durante il controllo fiscale
Se il contribuente fornisce solo dati insufficienti, se ci sono carenze formali o materiali nella contabilità o se il contribuente si rifiuta altrimenti di collaborare con il controllo fiscale, il revisore fiscale può stimare le basi imponibili, il che di solito porta a pagamenti fiscali elevati.
Per indurre il contribuente a cooperare sono possibili anche pagamenti di penalità e multe di ritardo per un importo da 2.500 a 250.000 euro.